Проверка дисбурсментских расходов, виды проверок.

Проверка дисбурсментских счетов.

Принимая счета за предоставленные услуги к оплате, агент обязан прежде всего проверить правомерность предъявленных к оплате счетов с целью своевременного выявления неправильно начисленных сумм. Этим заняты сотрудники агентской компании, работающие в дисбурментском отделе. В ходе проверки счетов иногда возникает необходимость установить правильность отдельных эксплуатационных расходов по обслуживанию судна. Поэтому к проверке счетов могут привлекаться и другие специалисты агентской ком¬пании. В зависимости от характера предъявленных счетов это могут быть специалисты, занимающиеся общим обслуживанием судов или контролем за стивидорными операциями, сотрудники контейнерного или претензинного отделов. В сводные дисбурсментские счета включаются только соответствующим образом проверенные и акцептованные агентом счета продавцов услуг. Проверка счетов состоит обычно из следующих опе¬раций: формальная проверка; проверка предъявенных расходов по существу; проверка соответствия тарифам, условиям контрак¬тов и соглашений; арифметическая проверка; сверка с учетными и оперативными данными.
Целью формальной проверки является проверка принадлежности счетов и наличия в них требуемых реквизитов (например, заверительных надписей). К оплате принимаются, как правило, только оригиналы счетов.

Как можно очистить трубы изнутри!
Проверка расходов, по существу, необходима для того. что¬бы исключить взимание платы за услуги, которые не были заказаны либо не были предоставлены вообще, а также не допустить двойной оплаты выставленных счетов. На этом этапе уточняются условия выполнения рейса, так как нередко отдельные виды расходов подлежат отнесению за счет фрахтователей (отправителей или получателей груза), например стоимость крепления грузов либо сепарации и т. п.
Особое внимание уделяется проверке соответствия сборов и оплат действующим в портах тарифам и порядку их применения. Для этого агент обязан следить за информацией об изменениях тарифов и правилами их применения по всем видам услуг, предоставляемых судовладельцу. Осуществляя проверку условий применения тарифов, производят сверку различных сборов и плат с оперативными данными, содержащимися в первичных документах; для этого привлекаются, в том случае, когда это необходимо, специалисты оперативных подразделений агентской компании.
При проверке счетов на портовые сборы и за услуги агент должен обратить внимание на следующее. Большинство портовых сборов и услуг начисляется на базе регистровой вместимости. Поэтому указание тоннажа, завышенного в сравнении с мерительным свидетельством, приводит к переплате. Такое же положение может наблюдаться при оплате отдельных видов сборов в иностранных портах, где сборы начисляются в зависимости от тоннажной марки либо других характеристик, например времени суток (дневное или ночное), осадки судна, продолжи¬тельности стоянки судна в порту и т. д. При заказе всех видов услуг в нерабочее время оплачиваются надбавки к тарифу в раз¬мере от 50 до 100%. Размер тарифа зависит также от мощности или размеров буксиров, разъездных катеров, автотранспорта, мусорных барж и т. л. По обычаям большинства портов мира, время оплаты буксиров и катеров начинается с момента их выхода с места стоянки.
Каждый иностранный порт имеет свои обычаи, правила и особенности в части набора портовых сборов и оплаты услуг. применения тарифов. Агент прежде всего сам должен досконально изучить всю систему портовых тарифов и правил их применения, направлять судовладельцу все действующие в пор¬ту тарифы и правила, регулярно высылать ему все изменения и дополнения к ним; оказывать капитанам судов консультацию при заполнении всех первичных документов, являющихся основанием для выставления счета; рекомендовать наиболее рациональные схемы заказа и использования лоцмана, буксиров, барж и др. Обзоры системы навигации в Интернете.
Если проверка обязательных портовых плат и сборов обычно не представляет особой сложности, то проверка стивидорных расходов в силу своей специфики весьма сложна и трудоемка. Это связано с большим разнообразием услуг, предоставляемых по грузу, и с трудностями в проверке их фактического осуществления. При линейных перевозках с использованием специализированного флота, когда услуги предоставляются судовладельцу не только в портах захода судов, но и в глубинных точках страны и даже континента при схеме работы линейного оператора сот двери до двери», проконтролировать обоснованность тех или иных операций с грузом и связанных с ними платежных требований бывает сложно. Известно, что доля расходов по грузу в линейном судоходстве достигает иногда 70% от общей суммы, указанной в дисбурсментском счете. Понятно поэтому, насколько важен контроль агента за стивидорными расходами. Однако его можно несколько упростить путем заключения стивидорных контрактов с условием оплаты грузовых услуг на основе единой ставки.